เมื่อแบรนด์ทำการตลาดโดยใช้ email marketing services

อีเมล์ (e-mail) ยังคงเป็นวิธีการสื่อสารที่ทั้งมีความส่วนตัวและแฝงความเป็นมืออาชีพอยู่ในตัวเองอย่างครบครัน ดังนั้น เมื่อแบรนด์ใดทำการตลาดโดยใช้ email marketing services แบรนด์นั้นจะสะท้อนความเป็นตัวเอง และสิ่งที่ตัวเองต้องการจะเป็นออกมาให้ผู้รับสารได้เห็น ซึ่งน่าเสียดายที่ผู้ส่งอีเมล์ส่วนใหญ่ขาดความเชี่ยวชาญและกลวิธีที่ดี ส่งผลให้เกิดความรู้สึกในเชิงลบต่อผู้รับสาร

ทั้งนี้ ในแต่ละวันมีการส่งอีเมล์ทั่วโลกประมาณ 2 แสนล้านฉบับ และในสหรัฐอเมริกา บางคนต้องใช้เวลารับส่งอีเมล์วันละเกือบ 6 ชั่วโมง ด้วยเวลาที่ยาวนาน เราจำเป็นต้องใช้ความอดทน เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด จนส่งผลให้เกิดความรู้สึกที่แย่ๆ ต่อผู้รับสาร ซึ่งเรื่องที่เรามักทำผิดพลาดเกี่ยวกับการส่งอีเมล์ ก็คือ

1. หัวเรื่องคลุมเครือ หรือไม่น่าสนใจ

สิ่งแรกที่เรามองคือ “ใคร” ส่งเมล์มาให้เรา ต่อด้วย “เรื่องอะไร” แม้ว่าผู้รับอีเมล์อาจยังไม่รู้จักเรา แต่ถ้าเนื้อหาของเราชัดเจน ตรงกับความต้องการของผู้รับสาร เขาก็มีโอกาสเปิดอีเมล์อ่านได้

2. ไม่ยอมแนะนำตัวเอง

บางครั้งคุณอาจเคยติดต่อกับผู้รับสาร แต่เขาเองก็ติดต่อกับคนนับร้อยนับพัน อาจจำคุณไม่ได้ในทันที แถมคุณก็ไม่ยอมแนะนำตัว หรือคุยถึงเรื่องราวหรือการประสานงานครั้งเก่าที่เคยทำด้วยกันเอาไว้ สุดท้ายอาจทำให้การติดต่อประสานงานในครั้งนี้ล้มเหลวหรือเสียเวลาโดยใช่เหตุ

3. แนบไฟล์ขนาดใหญ่จนเกินไป

หลีกเลี่ยงการแนบไฟล์ขนาดใหญ่และยากต่อการดาวน์โหลด และควรเรียนรู้วิธีการลดขนาดไฟล์ รวมถึงควรหลีกเลี่ยงการ zip ไฟล์ เพราะผู้รับสารส่วนใหญ่กลัวว่าไฟล์ที่แนบมาพร้อมกับไฟล์ zip อาจมีไวรัสตัวร้ายแฝงมาด้วย

4. แนบลิงค์ที่ไม่เหมาะสม

จากปัญหาด้านความปลอดภัยบนโลกไซเบอร์ การเชื่อมโยงหรือแนบลิงค์ เว็บไซต์ และ URL ซึ่งไม่เป็นที่รู้จักมากับอีเมล์ จะทำให้ผู้รับสารเกิดความกังวล อึดอัด และไม่กล้าเสี่ยงเปิดลิงค์เหล่านั้น

5. ไม่ควรสอบถามข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่มีความสำคัญ

ไม่ว่าเราจะรู้จักกับผู้รับสารดีแค่ไหน ก็ไม่ควรสอบถามหรือขอข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความสำคัญ เช่น ข้อมูลเลขบัตรเครดิต รวมถึง Login หรือรหัสต่างๆ ผ่านทางอีเมล์ รวมถึงข้อมูลสำคัญที่ถือเป็นความลับก็ไม่ควรพูดคุยหรือสอบถามผ่านทางอีเมล์เช่นกัน

6. ไม่ตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่ง

เนื้อหาในอีเมล์ สะท้อนความเป็นแบรนด์ออกมา เพราะฉะนั้นเราควรตรวจทานข้อมูลและข้อความก่อนส่งให้เรียบร้อย จะได้ดูมีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น รวมถึงไม่ควรแสดงความสนิทชิดเชื้อมากเกินไปเหมือนส่งอีเมล์ไปหาเพื่อน หาแฟน หรือคนในครอบครัว